Rekomendowane warunki wilgotności i temperatury w pomieszczeniach magazynowych archiwów zakładowych/składnic akt określa poniższa tabela:

Rodzaj dokumentacji Właściwa temperatura powietrza (w stopniach Celsjusza) Dopuszczalne wahania dobowe temperatury powietrza (w stopniach Celsjusza) Właściwa wilgotność względna powietrza (w % RH) Dopuszczalne wahania dobowe wilgotności względnej powietrza (w % RH)
min. maks min. maks
1. Papier 14 18 1 30 50 3
2. Dokumentacja audiowizualna:
2.a. Fotografia czarno-biała (negatywy i pozytywy) 3 18 2 20 50 5
2.b. Fotografia kolorowa (negatywy i pozytywy),

taśma filmowa

3 18 2 20 50 5
2.c. Taśmy magnetyczne do analogowego zapisu obrazu lub dźwięku 8 18 2 20 50 5
3. Informatyczne nośniki danych 12 18 2 30 40 5

Źródło: Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011, nr 14, poz. 67)

Postępowanie z materiałami archiwalnymi:

  1. Wydzielenie materiałów archiwalnych od dokumentacji niearchiwalnej;
  2. Przekazywane do archiwum państwowego materiałów archiwalnych, powstałych do dnia ustania działalności, nawet takich, których czasookres przechowywania (25 lat) jeszcze nie minął;
  3. Wyjątkowo materiały archiwalne mogą zostać przekazane jednostce sukcesyjnej, jednak tylko na podstawie umowy użyczenia z archiwum państwowym i sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego tych akt na okres 10 lat.

Postępowanie z dokumentacją niearchiwalną:

  1. Wybrakowanie akt, których okres przechowywania minął;
  2. Przekazanie akt, których okres przechowywania jeszcze nie minął innej jednostce (jak niżej).

Możliwości przekazania akt:

  1. Jednostek państwowych:

-> sukcesorowi/ sukcesorom lub
-> organowi założycielskiemu lub
-> wyspecjalizowanej firmie przechowalniczej (odpłatnie)

  1. Jednostek samorządowych:

-> organowi samorządu terytorialnego, który przejął funkcję i zadania organu lub
-> organowi samorządu terytorialnego, który jest organem założycielskim lub
-> wyspecjalizowanej firmie przechowalniczej (odpłatnie)

  1. Jednostek spółdzielczych:

-> pokrewnej branżowo spółdzielni (umowa) lub
-> dowolnej spółdzielni (umowa) lub
-> Krajowej Radzie Spółdzielczej (umowa) lub
-> wyspecjalizowanej firmie przechowalniczej (odpłatnie)

  1. Jednostek prywatnych:

-> wyspecjalizowanej firmie przechowalniczej (odpłatnie)
-> udziałowcom firmy, którzy przechowają we własnym zakresie.

Obowiązki syndyka:

  • załatwienie funduszy na postępowanie z dokumentacją;
  • dopilnowanie procedur;

Obowiązki archiwisty zakładowego wobec likwidatora/syndyka:

  • powiadamia syndyka o stanie uporządkowania i zewidencjonowania akt;
  • powiadamia syndyka, czy jednostka wytwarzała materiały archiwalne lub je przechowuje;
  • powiadamia o prawnych aspektach postępowania z dokumentacją po ustaniu dzielności jednostki oraz o konieczności ustalenia sukcesora/ firmy przechowalniczej;
  • sporządzenie planu uporządkowania akt i terminy konkretnych zadań;
  • przeprowadzenie skontrum archiwalnego stanu rzeczywistego z ewidencją.

ePUAP

Posted: 25 lipca 2014 in e-dokument
Tagi:

W ramach rozwoju systemów teleinformatycznych używanych do realizacji zadań publicznych, został opracowany projekt Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (dalej ePUAP). Projekt jest realizowany (pod względem formalnym i merytorycznym) w oparciu o następujące normy prawne: „Strategię Informatyzacji Rzeczypospolitej Polskiej na lata 2004-2006 i 2013-2020, Program Wrota Polski, ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, Plany Informatyzacji Państwa na lata 2006 i 2007-2010”[1].

W Rozporządzeniu Rady Ministrów z 28 marca 2007 r. w sprawie Planu Informatyzacji Państwa na lata 2007-2010, ePUAP został opisany jako: „program działań zmierzający do pełnej funkcjonalności elektronicznej administracji w Polsce”[2]. Jego głównym celem było utworzenie infrastruktury platformy, która pozwoliłaby na „udostępnianie usług dla przedsiębiorstw i obywateli”[3]. Z kolei ePUAP 2 miał za zadanie „rozszerzenie elektronicznej platformy usług administracji publicznej (ePUAP)”. Zakładano zwiększenie zakresu usług platformy oraz liczby podmiotów publicznych korzystających z tych usług, jak również wymagania techniczne. Nadzór nad projektem został powierzony MSWiA. Jednak głównym założeniem platformy ePUAP jest: „stworzenie jednolitego, bezpiecznego i w pełni zgodnego z obowiązującym prawem elektronicznego kanału udostępniania usług publicznych przez administrację publiczną dla obywateli, przedsiębiorców i administracji publicznej; zasadnicze skrócenie czasu oraz obniżenie kosztów udostępniania zasobów informacyjnych oraz funkcjonalności systemów dziedzinowych administracji publicznej w zakresie interoperacyjnego wykorzystania w procesach realizacji zadań publicznych przez wszystkie jednostki administracji publicznej”[4]. W tym celu powstał portal internetowy ePUAP (www.epuap.gov.pl), który zawiera wszelkie potrzebne informacje zarówno dla obywateli jaki i podmiotów publicznych. Również definicja ePUAP-u umieszczona na omawianym portalu w prosty sposób wyjaśnia jego znaczenie: „to system informatyczny, dzięki któremu obywatele mogą załatwiać sprawy urzędowe za pośrednictwem Internetu, natomiast przedstawiciele podmiotów publicznych – bezpłatnie udostępniać swoje usług w postaci elektronicznej. Portal zapewnia sprawną komunikację pomiędzy: obywatelami a administracją; przedsiębiorcami a administracją; instytucjami administracji publicznej[5]”.

Na portalu internetowym ePUAP zostały umieszczone zasady korzystania i funkcjonowania portalu, a co najważniejsze -katalog usług, dzięki któremu w szybki sposób każdy użytkownik jest w stanie wyszukać interesującą go sprawę. Zadaniem katalogu jest: „utrzymywanie spójnej listy usług publicznych świadczonych drogą elektroniczną oraz ich efektywne wyszukiwanie, nawigowanie, wertowanie i filtrowanie”. Natomiast podmioty publiczne mogą bezpłatnie za pomocą Internetu udostępniać swoje usługi. Możliwa jest także wymiana dokumentów między organami publicznymi, a obywatelami[6].

Użytkownikiem ePUAP może być osoba prawna lub organizacja pozbawiona osobowości prawnej, a także podmiot administracji publicznej. Aby móc korzystać z usług platformy, oprócz spełnienia określonych wymagań technicznych, użytkownik (osoba korzystająca z funkcjonalności portalu ePUAP), po wcześniejszej rejestracji, powinna założyć konto aby móc zalogować się do systemu (logowanie do systemu jest możliwe na dwa sposoby: albo przy pomocy nazwy użytkownika i hasła, bądź przy użyciu nazwy użytkownika i certyfikatu kwalifikowanego)[7]. Z kolei podmioty publiczne dysponują Elektroniczną Skrzynką Podawczą (dalej ESP), jest to: „dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania informacji w formie elektronicznej do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnej sieci teleinformatycznej”[8].

Założenie skrzynek podawczych na platformie ePUAP składa się z czterech etapów:

  1. „Etap pierwszy– Założenie konta dla Podmiotu Publicznego (PP) na platformie ePUAP;
  2. Etap drugi– Złożenie wniosku do MSWiA o nadanie uprawnień Podmiotowi Publicznemu do świadczenia usług na platformie ePUAP;
  3. Etap III– Nadanie uprawnienia przez MSWiA Podmiotowi Publicznemu do świadczenia usług na platformie ePUAP i przesłanie informacji zwrotnej;
  4. Etap IV– Konfiguracja elektronicznej skrzynki podawczej przez Podmiot Publiczny”[9].

Elektroniczna Skrzynka podawcza ePUAP oferuje instytucjom publicznym szereg możliwości:

  • generowanie Urzędowego Poświadczenie Odbioru (zgodnego z przepisami prawa),
  • archiwizowanie Urzędowego Poświadczenia Odbioru,
  • udostępnianie usługobiorcy (osoby składającej dokument w skrzynce) wglądu przez Internet,
  • przyjmowanie dokumentów zgodnie z określonym, przez instytucję publiczną, będącą właścicielem skrzynki, wzorem dokumentu,
  • formularz do wypełnienia standardowego wzoru dokumentu,
  • skonfigurowanie przez instytucję publiczną własnego, dedykowanego formularza do wypełniania własnego dokumentu,
  • przekazanie gotowego dokumentu w postaci XML,
  • obsługa przez instytucję publiczną skrzynki podawczej przy użyciu przeglądarki WWW (przeglądanie i pobieranie dokumentów),
  • automatyczne przekazywanie dokumentów z ePUAP do systemów instytucji publicznej za pośrednictwem Web Services (działanie w trybie synchronicznym wymaga od instytucji publicznej zapewnienia wysokiej dostępności własnych systemów),
  • bezpieczne połączenie z użytkownikiem (HTTPS)”[10].

Co więcej, konfiguracja skrzynki podawczej może zostać przeprowadzona w trybie podstawowym („wykorzystanie jednego z dostępnych szablonów”) oraz zaawansowany („samodzielna konfiguracja wszystkich opcji szczegółowych”).

Jednak istotną kwestią jeśli chodzi o ePUAP są udostępniane dokumenty elektroniczne. Wzory dokumentów, z których mogą korzystać użytkownicy platformy znajdują się w Centralnym Repozytorium Dokumentów, nadzorowanym przez ministra ds. informatyzacji[11]. Umieszczone są w nim wzory dokumentów, opracowanych zgodnie z polskimi przepisami prawnymi[12].

Jak wynika ze statystyk przeprowadzonych przez Departament Społeczeństwa Informacyjnego: „Trzy czwarte urzędów w Polsce posiada elektroniczną skrzynkę podawczą, a 67% skrzynek wszystkich urzędów jest umieszczona na platformie ePUAP. Najczęściej skrzynką podawczą dysponują urzędy powiatowe (82%), a także urzędy województwa warmińsko-mazurskiego (89%) i wielkopolskiego (85%).Szczególnie często umiejscowienie skrzynki podawczej na ePUAP jest wykorzystywane przez urzędy miejskie i gminne oraz jednostki różnych szczebli województw małopolskiego (87%) i mazowieckiego (78%). Tylko 28% urzędów z warmińsko mazurskiego umieściło swoje skrzynki podawcze na platformie ePUAP”[13].

Jednak korzystanie z usług e-administracji jakim jest m.in. platforma ePUAP, pomimo swoich możliwości jakie stwarza użytkownikom – chociażby poprzez: oszczędność czasu i pieniędzy (nie musimy czekać w kolejce, brak kosztów związanych z dojazdem do urzędu), dostęp do portalu jest całodobowy (większość urzędów jest czynna do godziny 15), możliwość weryfikacji błędów przed wysłaniem – wciąż przegrywa z tradycyjnymi metodami załatwiania spraw urzędowych. Podobnie jak z w przypadku podpisu elektronicznego nasze przyzwyczajenia (do osobistego spotkania się z urzędnikiem) oraz brak zaufania do technologii informatycznych pozostają niezmienione.

Przypisy

[1]M. Ganczar, Informatyzacja administracji publicznej. Nowa jakość usług publicznych dla obywateli, Warszawa 2009, s. 47.

[2] Dz. U. z 2007 r., Nr 61, poz. 415.

[3] Ibidem.

[4] Regulamin ePUAP, http://epuap.gov.pl/ (z dn. 19.04.2011r.).

[5]http://epuap.gov.pl (z dn. 19.04.2011 r.)

[6] Ibidem.

[7]Ibidem.

[8] Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (DZ.U. 2005 r., Nr 200, poz. 1651).

[9] Zgodnie z instrukcją zakładania konta o uprawnieniach instytucji publicznej, http://epuap.gov.pl (z dn. 19.04.2011 r.)

[10] Elektroniczna Skrzynka Podawcza, http://epuap.gov.pl/w ( z dn. 19.04.2011 r.).

[11] Zob. J. Janowski, Administracja elektroniczna. Kształtowanie się informatycznego prawa administracyjnego i elektronicznego postępowania administracyjnego w Polsce, Warszawa 2009, s. 411-417.

[12] Rozporządzenie MSWiA z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz. U. z 2006 r. nr 227, poz. 1664); Rozporządzenie MSWiA z dnia 24 lipca 2007 r. w sprawie warunków udostępniania formularzy i wzorów dokumentów w postaci elektronicznej (Dz. U. z 2007 r. nr 151, poz. 1078).

[13] Społeczeństwo informacyjne w liczbach 2010, Departament Społeczeństwa Informacyjnego MSWiA, Warszawa 2010. http://www.mswia.gov.pl/portal/SZS/497/8737/Spoleczenstwo_informacyjne_w_liczbach_2010__najnowsza_publikacja_juz_dostepna.html

Dokumentacja technologiczna jest to zbiór dokumentów  w którym są zawarte wszelkie informacje i zalecenia niezbędne do procesu technologicznego produkowanego wyrobu i potrzebne do tego środki technologiczne.

Dokumentacja tehnologiczna

W skład dokumentacji technologicznej wchodzi wiele pozycji:

1. Karta technologiczna, którą wykonuje się dla konkretnego wyrobu. Stanowi opis operacji uzupełniony stanowiskami roboczymi dla każdej z nich oraz pomocy warsztatowych. Podaje się w niej czas przygotowawczo-zakończeniowy, czas jednostkowy oraz łączny czas wykonania operacji dla serii. Dla produkcji jednostkowej i małoseryjnej karta technologiczna stanowi całość dokumentacji i dlatego poszczególne informacje są opisane szerzej.

Karta technologiczna powinna zawierać:

  • Nazwę i oznaczenie części, zespołu lub wyrobu,
  • Określenie materiału, surówki lub półfabrykatu względnie montowanych zespołów,
  • Wykaz wszystkich operacji należących do procesu w kolejności ich wykonywania z oznaczeniem stanowisk pracy,
  • Normy czasowe operacji i grupy zaszeregowania operacji,
  • Informacje o innych dokumentach związanych z opisywanym procesem technologicznym, np. numery kart instrukcyjnych.
Karta technologiczna

Karta technologiczna

2. Instrukcja obróbki (instrukcja technologiczna), którą sporządza się w celu podania treści operacji pracownikowi obsługującemu obrabiarkę. Karta instrukcyjna jest przeznaczona dla pracownika bezpośrednio wykonującego daną operację i powinna zawierać wszystkie informacje potrzebne do jej wykonania. Ze względu na pracochłonność wypełniania karty instrukcyjnej po­winna ona być wystawiona dla wszystkich operacji tylko w przypadku produkcji masowej i wielkoseryjnej. W przypadku produkcji seryjnej karty powinny być wystawione dane tylko dla operacji bardziej skompli­kowanych, kiedy określenie operacji wymagałoby długich opisów i poda­wania wielu wymiarów. W przypadku produkcji jednostkowej karty in­strukcyjne opracowuje się tylko w wyjątkowych przypadkach.

W karcie wyszczególnia się:

  • stanowisko robocze,
  • liczbę i kolejność zabiegów, warunki obróbki w poszczególnych zabiegach,
  • niezbędne pomoce do wykonania operacji.

3. Wykaz pomocy warsztatowych – dokument technologiczny zawierający zestawienie niezbędnych pomocy warsztatowych dla realizacji procesu technologicznego według kolejności operacji.

4.  Karta normowania czasu – dokument technologiczny zawierający normy czasu dla operacji technologicznej.

5. Karta normowania materiału – dokument technologiczny zawierający określenie zużycia materiałów potrzebnych do wykonania przedmiotu pracy lub jego części składowych.

6. Przewodnik – dokument produkcyjny wystawiany dla zaplanowanej do wykonania liczby przedmiotów pracy, który zawiera podstawowy zakres informacji z karty technologicznej i odpowiada jej układowi graficznemu. Towarzyszy określonej liczbie przedmiotów pracy w toku procesu technologicznego, umożliwia jego realizację oraz ilościowe rozliczenie.

7. Rozdzielnik – dokument produkcyjny wystawiany dla zaplanowanej do wykonania liczby przedmiotów pracy zawierający podstawowy zakres informacji z karty technologicznej, odpowiadający jej układowi graficznemu. Służy rozdzielni do rozdziału robót oraz do rejestracji ich wydania wykonawcami zwrotu.

8. Kwit materiałowy – dokument produkcyjny zawierający dane o materiale (przedmiocie) pobieranym z magazynu. Służy do dokumentowania wydania materiałów (przedmiotów) wewnątrz przedsiębiorstwa.

9. Karta pracy – dokument produkcyjny wystawiany na operację technologiczną zgodnie z kartą technologiczną. Służy do wyznaczania zadania dla pracownika, kontroli jego wykonania oraz do obliczania zarobku.

10. Karta normowania czasu – dokument podstawowy zawierający informacje o przedmiocie, operacji technologicznej lub zabiegu, elementach normy czasu pracy oraz obliczeniowo lub doświadczalnie określone wielkości czasu jednostkowego (tj) i przygotowawczo-zakończeniowego (tpz).

11. Karta obliczeniowa – dokument pomocniczy przeznaczony dla obliczania podstawowych składników normy czasu pracy, mający zastosowanie dla normowania czasu operacji technologicznych lub zabiegów technologicznych w zakresie obróbki skrawaniem. Zawiera dane o operacji technologicznej, lub o zabiegu technologicznym, o parametrach technologicznych oraz o podstawowych parametrach normy czasu pracy, tj. czas główny (tg) oraz czas pomocniczy (tp). Dokument jest integralnie związany z kartą normowania czasu przy określeniu normy czasu pracy metoda obliczeniową.

12. Karta chronometrażu – dokument przeznaczony do określenia normy czasu pracy za pomocą chronometrażu zawierający dane o operacji technologicznej lub zabiegu, o pracowniku wykonującym operacje lub zabieg oraz wyniki pomiarów czasu trwania operacji lub zabiegu. Dokument jest integralnie związany z kartą normowania czasu przy określaniu normy czasu pracy metodą doświadczalno- obliczeniową. Dokument może być ponadto osobno używany do prac organizatorskich, takich jak budowa lub kontrola normatywów elementów normy czasu pracy, badanie metod czasu pracy oraz innych.

Bibliogrofia

Feld M., Podstawy projektowania procesów technologicznych typowych części maszyn, Warszawa 2003 .

Kapiński S., Skawiński P., Sobieszczański J., Sobolewski J.Z., Projektowanie technologii maszyn, Warszawa 2007.

Dokumentacja techniczna – zbiór dokumentów (planów, rysunków, obliczeń technicznych, kosztorysów, harmonogramów, opisów technicznych oraz technologicznych itp.) zawierających dane niezbędne do wyprodukowania określonego wyrobu lub wykonania określonych prac.

Podział dokumentacji technicznej wynika z jej charakteru i treści oraz z jej zakresu rzeczowego. Ten zakres określają takie czynniki jak: rodzaj projektowania technicznego oraz treść i technika wykonania dokumentacji technicznej.

Ze względu na zakres rzeczowy dokumentacji technicznej dzielimy ją na:

  • dokumentację inwestycyjną w skład, której wchodzą dane i dokumenty umożliwiające realizację zamierzonej inwestycji (programy, projekty i plany),
  • dokumentację konstrukcyjną, czyli zbiór dokumentów określających jednoznacznie wyrób, jego części składowe oraz wymagania dotyczące wykonania i działania;
  • dokumentację technologiczną, czyli zbiór dokumentów, które zawierają dane dotyczące procesu technologicznego, obróbki lub montażu oraz dane dotyczące i odnoszące się do pomocy używanych w tych procesach (karty technologiczne, instrukcje obróbki, instrukcje montażu, wykazy pomocy, karty normowania);
  • dokumentację fabryczną, czyli zbiór dokumentów potrzebnych do zlecenia robót produkcyjnych, ewidencjonowania danych o przebiegu i realizacji oraz gromadzenia danych do rozliczenia kosztów własnych produkcji;
  • dokumentację projektową, czyli uprawomocnione w sprecyzowanej formie i trybie projekty obiektów budowlanych lub ich części;
  • dokumentacje naukowo-techniczną (dokumentacja studialna), czyli opracowania badawcze powstające w placówkach naukowych o profilu technicznym.

Ze względu na jej charakter i treść dokumentację techniczną dzielimy na:

  • prace studialne;
  • opracowania normatywne;
  • normy państwowe, resortowe i branżowe;
  • zmiany i poprawki do norm;
  • normatywy i techniczne wytyczne projektowania i wykonawstwa;
  • katalogi i albumy elementów lub detali znormalizowanych wchodzących do projektów obiektów;
  • techniczne biuletyny informacyjne;
  • informatory i foldery;
  • paszporty obiektów;
  • dokumentację eksportową, przeznaczoną dla inwestorów zagranicznych.

Dokumentacja techniczna występuje pod dwoma postaciami:

  • matryc – czyli rysunków sporządzanych na kalkach technicznych;
  • egzemplarza archiwalnego – czyli kompletu w pełni czytelnych odbitek wraz z częścią opisową dokumentacji zaopatrzonego klauzulą zatwierdzenia projektu. Każdy taki egzemplarz powinien posiadać spis dokumentów, jakie w nim się znajdują. Spis ten umieszcza się na wewnętrznej stronie okładki.

Elementami składowymi dokumentacji technicznej są :

1. Część opisową, która może zawierać:

  • opisy techniczne i objaśnienia, wyrażające w zwięzły sposób wszystkie szczegóły, których nie można przedstawić w formie rysunkowej;
  • obliczenia techniczne, przede wszystkim statystyczno-konstrukcyjne lub statystyczne;
  • kosztorysy i wykazy materiałów (mogą występować trzy rodzaje kosztorysów: urzędowy, ogólny i szczegółowy, a niekiedy sporządzany jest także kosztorys dodatkowy);
  • przepisy wykonawcze, jeżeli nie są zawarte w wyżej wymienionych opracowaniach (instrukcje obsługi i eksploatacji, zestawienia kosztów i zadań, harmonogramy robót wykonawczych itp.).

2. Część rysunkowa, która może zawierać:

  • rysunki zestawieniowe (ogólne);
  • rysunki wykonawcze;
  • rysunki szczegółowe;
  • rysunki naturalne.
Bibliografia

Decyzja Nr 3 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 12 czerwca 2002 r. w sprawie wprowadzenia w archiwach państwowych instrukcji w sprawie oceny wartości archiwalnej dokumentacji konstrukcyjnej i technologicznej.

Bielińska M., Dokumentacja współczesna, jej rodzaje, podział, znaczenia, [w:] Korespondencyjny kurs archiwalny, pod. red. Cz. Skopowskiego, Poznań 1968, s. 45-74.

Degen R., Dokumentacja i jej podział, [w:] Współczesna dokumentacja urzędów, t.2, pod red. H. Robótki, Toruń 2011, s. 11-33.

Klimkiewicz S., Rodzaje dokumentacji współczesnej, [w:] Kancelaria i archiwum zakładowe. Podręcznik, pod red. Z. Pustuły, Warszawa 2006, s. 29-41.

Wysocki W., Dokumentacja współczesna, jej rodzaje i podział, [w:] Archiwistyka praktyczna dla archiwów zakładowych, Poznań 1986, s. 84-105.

Zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach „dokumentacja stanowiąca materiał archiwalny jest przekazywana do właściwych archiwów państwowych” (art. 5, u. 1a). W ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne rozszerzono definicję materiałów archiwalnych o dokumenty elektroniczne (art. 37). Wobec czego, wszelkie dokumenty elektroniczne, które zostały zakwalifikowane jako materiały archiwalne podlegają procesowi archiwizacji i muszą być przekazane do właściwego archiwum.

Proces przekazywania dokumentów elektronicznych, które stanowią dokumentację archiwalną, został opisany w rozporządzeniach[1] MSWiA z 2006 r. oraz w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (załącznik nr 6 – instrukcja archiwalna)[2]. Archiwa zakładowe przekazują dokumenty elektroniczne do archiwum państwowego po upływie 10 lat od ich wytworzenia (jednak mogą zdarzyć się odstępstwa od tej reguły). Według K. Schmidta: „takie przyspieszenie w stosunku do systemów papierowych (po 25 latach) wynika z tego powodu, że technologia od odtworzenia informacji może po 25 latach już nie być dostępna”[3]. Podmiot publiczny chcący przekazać materiały archiwalne występuje z wnioskiem do dyrektora archiwum, odnośnie przekazania dokumentacji archiwalnej. We wniosku powinny znajdować się następujące informacje:

  1. „nazwę i adres podmiotu przekazującego materiały archiwalne;
  2. datę sporządzenia wniosku;
  3. nazwę archiwum państwowego, do którego kierowany jest wniosek;
  4. datę sporządzenia spisu zdawczo – odbiorczego materiałów archiwalnych;
  5. nazwę podmiotu, który wytworzył materiały archiwalne;
  6. określenie ilości pozycji spisu zdawczo-odbiorczego;
  7. wskazanie przewidywanej ilości materiałów archiwalnych będących przedmiotem spisu zdawczo-odbiorczego, określonej w megabajtach;
  8. podpis osoby uprawnionej do reprezentowania podmiotu przekazującego materiały archiwalne”[4].

Przesłanie wniosku do archiwum państwowego może się odbyć drogą tradycyjną lub elektroniczną (przy czym musi być potwierdzony podpisem elektronicznym).„Na podstawie danych znajdujących się we wniosku właściwe archiwum państwowe przygotuje konta dla wnioskującej instytucji publicznej umożliwiające przekazanie spisu zdawczo-odbiorczego”[5] i materiałów archiwalnych w postaci paczki archiwalnej. Do wniosku dołączony jest spis zdawczo-odbiorczy, w postaci pliku XML o określonej strukturze. Każda pozycja w spisie zdawczo-odbiorczym powinna zawierać:

  1. „liczbę porządkową;
  2. znak sprawy;
  3. hasło kwalifikacyjne wykazu akt odpowiadające znakowi sprawy;
  4. tytuł sprawy;
  5. datę wszczęcia sprawy;
  6. datę zakończenia sprawy;
  7. liczbę dokumentów w sprawie”[6].

Na podstawie Rozporządzeń MWSiA z 2006[7] r. paczka archiwalna (nieskompresowany plik) powinna zawierać trzy foldery: dokumenty, metadane oraz sprawy:

  • „folder dokumenty – powinien zawierać przynajmniej jeden dokument elektroniczny składający się z jednego lub więcej plików
  • folder metadane – powinien zawierać pliki z metadanymi opisującymi dokumenty elektroniczne znajdujące się w folderze dokumenty. Każdy dokument elektroniczny musi być opisany przez dokładnie jeden plik z metadanymi
  • folder sprawy – powinien zawierać metadane spraw lub innych grup dokumentów. Każdy dokument w paczce archiwalnej musi przynależeć przynajmniej do jednej sprawy lub innej grupy dokumentów. Nazwa pliku dla metadanych sprawy jest zespoleniem identyfikatora sprawy lub innej grupy dokumentów oraz rozszerzenia xml”.

Rys. 1. Struktura paczki archiwalnej na ekranie komputera.

Struktura paczki archiwalnej na ekranie komputera

Źródło: K. Schmidt,Dokumenty elektroniczne w podmiotach publicznych

W postępowaniu z dokumentami elektronicznymi, jak i przy przesyłaniu paczki archiwalnej niezbędny jest system teleinformatyczny. Jego „obecność” jest ważna ze względu na istotne czynności, które wykonuje, zwłaszcza przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego. Co więcej, „oznacza” dokumenty, które mają być przekazane do archiwum państwowego od „pozostałych” dokumentów. Jak podkreśla K. Schmidt: „może się okazać, że przekazane do archiwum państwowego materiały archiwalne nie mogą być przyjęte. Przyczyn może być wiele (np. niepoprawna struktura metadanych, wykryte złośliwe oprogramowanie, ilość dokumentów zgłaszanych w spisie zdawczo-odbiorczym niezgodna z ilością przekazaną w paczce archiwalnej, niezgodna suma kontrolna paczki archiwalnej znajdującej się na przekazanym nośniku z sumą kontrolną przekazaną w drodze teletransmisji”[8]. Wymagana jest jednak od podmiotu przekazującego dokumenty umiejętność ich odróżnienia od pozostałych.

System teleinformatyczny wg Rozporządzenia MSWiA spełnia szereg zadań:

  1. „ zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
  2. zabezpiecza przed wprowadzaniem zmian w dokumentach spraw załatwionych;
  3. zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu, z wyjątkiem udokumentowanych czynności dokonywanych w ramach ustalonych procedur usuwania dokumentów (…)
  4. zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz ich wyszukiwanie;
  5. umożliwia odczytanie metadanych dla każdego dokumentu;
  6. identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
  7. zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych użytkowników do dokumentów i metadanych;
  8. umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym działa system;
  9. zachowuje dokumenty i metadane w strukturze określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy, łącznie z możliwością prezentacji tej struktury;
  10. zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
  11. wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów w akta spraw na podstawie wykazu akt;
  12. wspomaga i dokumentuje proces brakowania dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną (…);
  13. wspomaga czynności związane z przygotowaniem dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich metadanych do przekazania do archiwum państwowego, w tym:
  • wyodrębnia automatycznie dokumenty przeznaczone do przekazania,
  • przygotowuje automatycznie spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w § 17 ust. 1, w postaci dokumentu elektronicznego,
  • eksportuje dokumenty i ich metadane,
  • oznacza dokumenty przekazane do archiwum państwowego w sposób umożliwiający ich odróżnienie od dokumentów nieprzekazanych;
      14. umożliwia przesyłanie dokumentów do innych systemów teleinformatycznych (…)”

[9]

    .

Istotną kwestią przy przekazywaniu materiałów archiwalnych do archiwum właściwego jest ich uporządkowanie, które „polega na przypisaniu do każdego dokumentu ewidencjonowanego metadanych, których podanie jest obowiązkowe zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy [z 14 lipca 1983 r.]”[10].

Materiały archiwalne, „zgrupowane inaczej niż w akta spraw” (np. zbiory nagrań, filmów) są przekazywane z zgodnie ze wcześniejszymi ustaleniami dyrektora archiwum państwowego. Do czasu uzyskania potwierdzenia o prawidłowo uporządkowanych materiałach archiwalnych, archiwum zakładowe jest zobowiązane do przechowania przekazanej dokumentacji archiwalnej wraz z ich metadanymi[11].

Elektroniczna dokumentacja archiwalna przekazywana jest do archiwum państwowego „na informatycznym nośniku danych spełniającym wymagania techniczne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust.2c. ustawy lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej”[12]. „W pierwszym przypadku system teleinformatyczny urzędu powinien dokonać odpowiedniego zapisu danych na nośniku, zaś w drugim nawiązać poprawną teletransmisję danych”[13]. Należy pamiętać, że nośnik na którym zapisane są dane nie jest materiałem archiwalnym, ale tymczasowym miejscem przechowywania danych. „Informatyczny nośnik danych powinien być: 1) oznakowany w sposób pozwalający na jednoznaczną identyfikację; 2) przystosowany do przenoszenia pomiędzy urządzeniami odczytującymi; 3) dostosowany do przechowania w temperaturze 18-22 oC  przy wilgotności względnej 40-50 %”[14]. Do informatycznego nośnika załącza się następujące informacje: nazwę podmiotu przekazującego; tytuł zwięźle określający zawartość nośnika; datę wykonania zapisu na nośniku”. Metadane zapisywane są w formacie XML. Techniczny sposób zapisu na nośniku został szczegółowo opisany w załączniku do Rozporządzenia MSWiA z dnia 2 listopada 2006 r. Ponadto, jak podkreśla instrukcja archiwalna, archiwum zakładowe przechowuje „dokumentację z przekazywania materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego” (§ 45.2).

Przypisy

[1] Rozporządzenie MSWiA z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U.06.206.1518.).

Rozporządzenie MSWiA z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz.U.06.206.1519.).

[2] Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67).

[3]K. Schmidt, Dokumenty elektroniczne w podmiotach publicznych: struktura, postępowanie i przekazywanie do archiwów państwowych. Co wynika z nowych rozporządzeń MSWiA wydanych na podstawie ustawy archiwalnej? Materiały szkoleniowe dla pracowników archiwów państwowych dotyczące dokumentu elektronicznego, Warszawa 8 maja, 15 maja 2007,http://www.archiwa.gov.pl/images/stories/file/pdf/o_rozporzadzeniach_MSWiA.pdf (z dn. 7.12.2010 r.).

[4] Rozporządzenie MSWiA z dnia 30 października 2006 r. (§ 17).

[5]Archiwum Dokumentów Elektronicznych: sposób przekazywania, http://ade.ap.gov.pl/sposob_przek.htm (z dn. 4.04. 2011 r.).

[6] Rozporządzenie MSWiA z dnia 30 października 2006 r. (§ 17).

[7] Więcej: Rozporządzenie MSWiA z dnia 2 listopada 2006 r. (załącznik, pkt 2,3).

[8] Ibidem.

[9] Rozporządzenie MSWiA z dnia 30 października 2006 r. (§ 6).

[10] Ibidem (§ 18.2).

[11] Ibidem (§ 20-21.2 ).

[12] Rozporządzenie MSWiA z dnia 30 października 2006 r. (§ 20-21.2. ).

[13] J. Janowski, Administracja elektroniczna. Kształtowanie się informatycznego prawa administracyjnego i elektronicznego postępowania administracyjnego w Polsce, Warszawa 2009, s. 356.

[14] Rozporządzenie MSWiA z dnia 2 listopada 2006 r. (§ 2.1.).

Metody przechowywania zasobu wywierają bezpośredni wpływ na trwałość użytkowania archiwaliów. Odpowiednie przechowywanie przedłuża „czas życia” obiektów archiwalnych o dziesiątki lat (przypadkowe warunki, ciasnota, złej jakości opakowania przyśpieszają ich zniszczenia). Znajomość mechanizmów degradacji fizycznej archiwaliów, ich przyczyn i skutków jest koniecznym warunkiem odpowiedniej opieki prewencyjnej w archiwum.

I. Czynniki wewnętrzne niszczące zbiory

Materiały organiczne, które tworzą archiwalia podlegają nieuchronnym procesom starzenia. Ich chemiczna i fizyczna stabilność, zależy od: jakości surowców z jakich zostały wykonane, od procesów technologicznych zastosowanych w czasie ich tworzenia lub produkcji, a także od formy i struktury danego obiektu. Mimo, że można podjąć różnego rodzaju działania zmierzające do opóźnienia procesu starzenia np. poprzez zapewnienie korzystnych warunków otoczenia – nie można go całkiem zatrzymać.

Zniszczenia archiwaliów spowodowane przez czynniki wewnętrzne:

1. zakwaszenie papieru

W ciągu wieków presja zwiększenia wydajności produkcji doprowadziła do stopniowego pogarszania się jakości materiałów, na których wytwarzano dokumenty, książki itd. Papier wytwarzany po 1840 r. w większości charakteryzuje się zwiększoną kwasowością (pH 4-6), kruszy się, przeważnie żółknie i z czasem ulega rozpadowi.

Przyczyny zakwaszenia papieru:

  • zaklejanie papieru klejem kalafoniowym w środowisku naturalnym,
  • dodatek ścieru drzewnego (kwaśne produkty rozkładu ligniny i hemicelulozy),
  • bielenie papieru zawiązkami chloru,
  • zanieczyszczenia powietrza gazami N02, Co2, SO2,
  • kwasy pochodzące z opraw oraz klejów introligatorskich,
  • atramenty żelazowo -galusowe.
  1. korozja atramentowa na papierze i pergaminie

Przepis na wytwarzanie atramentów żelazowo-galusowych pojawił się już w V w.n.e. w Kartaginie. Zdobywały one uznanie powoli i dopiero od ok. XII w. stały się dominującym materiałem pisarskim w Europie. Do zalet atramentów żelazowo-galusowych należy dostępność i niska cena składników, łatwość wykonania i nanoszenia na papier lub pergamin oraz trwałość wiązania się z podłożem.

Sporządzano je z galasów, czyli z patologicznych wyrośli na liściach rożnych gatunków dębów oraz zielonego witriolu, czyli siedmiowodnego siarczanu żelaza (II). Galasy w zależności od miejsca pochodzenia i gatunku dębu zawierają 10-60% garbników. W wyniku reakcji tworzyły się słabo rozpuszczalne w wodzie związki kompleksowe żelaza i kwasu galusowego. W celu utrzymania ich w stanie zdyspergowanym do mieszaniny dodawano gumę arabską. Świeże atramenty żelazowo- galusowe były słabo zabarwione, a czarny barwnik powstał dopiero po kilkunastu dniach dzięki utlenianiu tlenem z powietrza żelaza (II) do żelaza (III). Po latach wskutek zmian atramenty żelazowo -galusowe zmieniły kolor na brązowy.

Mechanizm powstawania wżerów atramentowych

  • w procesie hydrolizy celulozy, zachodzącej pod wpływem atramentu, największą rolę odgrywa kwas siarkowy, powstający w wyniku rozpadu witriolu. Pod wpływem wilgoci oraz przy katalizującym działaniu jonów miedzi, obecnych jako zniszczenia. Witriol rozkłada się do tlenków żelaza i kwasu siarkowego,
  • w wyniku działania kwasu siarkowego dochodzi do zerwania wiązań 1,4-B-glikozydowych pomiędzy resztami glukozy budującymi łańcuchy celuloz,
  • w rezultacie dochodzi do osłabienia właściwości wytrzymałościowych oraz zmian barwy papieru,
  • ponieważ kwas siarkowy przenika głęboko w strukturę papieru powoduje zniszczenia nie tylko w obrębie tekstu, ale także wokół obszaru pokrytego atramentem,
  • proces ten zachodzi nieprzerwanie, o ile kwas nie zostanie zneutralizowany- przez wypełniacze obecnie w papierze lub poprzez odkwaszania.
  1. destrukcja obiektu spowodowana wadami jego konstrukcji
II.  Czynniki zewnętrzne niszczące zbiory

Zniszczenia archiwaliów spowodowane przez czynniki zewnętrzne:

  1. niewłaściwe sposoby przechowywania,

Skutki niewłaściwego przechowywania zbiorów:

  • zniszczenia mechaniczne,
  • deformacje,
  • rozdarcia,
  • zniszczone krawędzie i marginesy.
  1. nieodpowiednie sposoby obchodzenie się ze zbiorami

Nieodpowiednie sposoby użytkowania materiałów bibliotecznych i archiwalnych przez pracowników i użytkowników, ma bezpośredni wpływ na trwałość użyteczną zasobu.

  • zniszczenia przez taśmy klejące – kleje rozkładają się na związki kwaśne, zabarwiają i niszczą papier
  • zniszczenia przez rdzę – utlenione związki żelaza(np. po puszkach z pieczęciami, spinacze)
  • nieodpowiednie naprawy – odcięcie zniszczonych marginesów, złe sklejenie
  • niewłaściwy sposób obchodzenia się z obiektami
  • zniszczenia mechaniczne, deformacje, rozpad obiektu
  1. zanieczyszczenie powietrza – pyły i gazy

a)  W skład pyłu wchodzą rozmaite rozdrobnienia substancje stałe:

  • ziarenka piasku,
  • lotne popioły,
  • chlorki,
  • stałe cząsteczki tlenków metali,
  • cząsteczki sadzy i smoły,
  • złuszczone komórki ludzkiego naskórka,
  • jajeczka owadów,
  • zarodniki grzybów,
  • przetrwalniki bakterii,
  • pyłki z kwiatów,
  • włókna tekstylne.

b) Skład pyłu zależy od:

  • położenia budynku w tzn. ruchliwym centrum miasta, peryferiach miasta, sąsiedztwie zieleni miejskiej, stanu uprzemysłowienia obszaru (zewnętrzne źródło zapylenia),
  • właściwości budynku tzn. jego szczelności, rodzaju materiałów użytych do budowy i prac wykończeniowych, rodzaju i sprawności wentylacji (wewnętrzne źródła zapylenia).

c) Pył osiadły (kurz)

  • po pewnym czasie pyły opadają na powierzchnię obiektów z czasem bywają wcierane przez użytkowanie i wynikają w pory materiałów. Jest to tzw. pył osiadły (kurz),
  • obecność pyłu osiadłego w magazynach jest jedynym z czynników sprzyjających rozwojowi mikroorganizmów i powoduje zabrudzenia powierzchni papieru.

d) Gazy szkodliwe dla zasobu archiwalnego:

  • di tlenek siarki,
  • tlenek i di tlenek węgla,
  • tlenki azotu, podtlenki azotu,
  • ozon,
  • węglowodory aromatyczne,
  • aldehydy,
  • parafiny,
  • związki chloru,
  • amoniak.

e) Zanieczyszczenia gazowe w budynku mogą być dwojakiego pochodzenia:

  • z zewnątrz budynku, wprowadzone do jego wnętrza przez system wentylacji,
  • generowane wewnątrz budynku.
  1. światło:

Proces degradacji materiałów archiwalnych powoduje zarówno światło dzienne (naturalne) przenikające do wnętrza budynku przez okna, jak również światło sztuczne, którym oświetlane są pomieszczenia. Szkodliwy efekt promieniowania może zachodzić nawet po zabezpieczeniu obiektów przed dostępem światła. Szczególnie szkodliwe jest krótkie intensywne naświetlenie. Światło takie jest stosowane podczas wykonywania zdjęć, filmowania, kserowania, skanowania.

a) Indywidualna wrażliwość obiektu (lub materiału) na światło:

KATEGORIE OBIEKTÓW OBIEKTY NALEŻĄCE DO KATEGORII
Obiekty o wysokiej wrażliwości Zdjęcia czarno – białe
Obiekty o bardzo wysokiej wrażliwości Druki czarno – białe, druki na kwaśnym papierze
Obiekty o ekstremalnej wrażliwości na światło Druki kolorowe, rękopisy, akwarele, pastele, malowana skóra

b)   Skutki szkodliwego działania światła

Pod wpływem światła następują:

  • zmiany barwne np. żółknięcie i brązowienie papieru, blaknięcie atramentów, pieczątek w kolorowych obiektach (mapy, akwarele itd.). Zjawisko to nazywamy połowieniem pigmentów,
  • utrata właściwości mechanicznych np. elastyczności, odporności na zginanie, papiery stają się kruche, łamliwe, łatwo pękają,
  • wzrost kwasowości papieru.

c)  Mechanizm szkodliwego działania światła:

Reakcje fotochemiczne powodują degradację większości materiałów organicznych z których są zbudowane dzieła sztuki. W przebiegu reakcji fotochemicznych wyróżnia się fazy:

  • I faza – inicjacja reakcji – wywołana bezpośrednio przez padające promieniowanie,
  • II faza- wtórne reakcje chemiczne – bez udziału promieniowania.

5. mikroorganizmy, owady i gryzonie,

6. katastrofy i klęski żywiołowe:

a) Katastrofy naturalne:

  • powodzie,
  • wichury i huragany,
  • burze,
  • osunięcia ziemi,
  • trzęsienia ziemi.

b) Katastrofy spowodowane działaniem ludzi:

  • zalania,
  • pożary,
  • akty terroryzmu,
  • konflikty zbrojne,
  • kradzieże i wandalizm.